Explicació de la demanda
Busquem una persona amb experiència en tasques de secretaria i gestió administrativa per donar suport clau a la Junta Directiva, la Presidència, la Direcció i altres òrgans de govern. La persona seleccionada garantirà el bon funcionament de les reunions i processos interns, la gestió documental i la comunicació institucional, tot contribuint al bon desenvolupament de la missió de la Taula.
Entitat
Taula d'Entitats del Tercer Sector Social de Catalunya
Termini del procés de selecció
Tipus de col·laboració
Presencial
Tipus d'oferta
Estructura
Territori / Ubicació
Barcelona
Àmbit i/o col·lectiu d’intervenció
Diversos
Titulació mínima requerida
Formació professional
Especialitat acadèmica
Administració
Altres àrees d’expertesa formativa a valorar
Capacitat organitzativa, iniciativa i orientació al detall.
Autonomia en el treball i habilitats per a la coordinació de múltiples tasques.
Bon tracte interpersonal i vocació de servei.
Bon domini de l’entorn Office 365 i/o Google Workspace.
Es valorarà experiència en l’ús de sistemes de gestió (CRM).
Coneixements de gestió documental i protocols administratius.
Compromís amb els valors del tercer sector social i disponibilitat per a un projecte a llarg termini.
Autonomia en el treball i habilitats per a la coordinació de múltiples tasques.
Bon tracte interpersonal i vocació de servei.
Bon domini de l’entorn Office 365 i/o Google Workspace.
Es valorarà experiència en l’ús de sistemes de gestió (CRM).
Coneixements de gestió documental i protocols administratius.
Compromís amb els valors del tercer sector social i disponibilitat per a un projecte a llarg termini.
Tipus de jornada
Jornada sencera
Nombre de llocs demandats
Entre 1 i 5
Mínim d'experiència professional
Entre 1 i 3 anys
Tasques i responsabilitats
1) Tasques de secretaria de l’entitat
Gestió de les agendes institucionals (Presidència, Junta i Direcció).
Gestió del correu electrònic general de la Taula i atenció telefònica.
Tramitació de viatges i desplaçaments de la Junta i equip tècnic.
Redacció i tramitació de documents oficials i comunicacions institucionals.
2) Suport a òrgans de govern
Organització i seguiment del calendari de reunions dels òrgans de govern de l’entitat.
Elaboració d’ordres del dia d’acord amb la Direcció, recollida i gestió de la documentació associada.
Redacció, revisió i arxiu d’actes i certificats d’acords.
Coordinació logística de les assemblees: inscripcions, sistemes de votació, quòrums, materials de suport, etc.
3) Gestió de les relacions amb les federacions i noves adhesions
Suport a la Vicepresidència de Relacions amb les federacions.
Gestió de les peticions d’adhesió de noves federacions: comunicació, documentació, validació i arxiu i suport a la Comissió de noves adhesions (convocatòries, actes, seguiment).
4) Administració i suport a la gestió interna
Seguiment de les quotes de les entitats sòcies.
Suport al responsable de gestió interna en tasques diverses.
Contribució a l’actualització i manteniment de la base de dades i el mapa d’entitats.
Seguiment del registre d’assistències i activitats de membres al CRM.
5) Gestió dels espais a la seu de l’entitat
Gestió de les reserves d’espais, previsió de despeses i logística de reunions i d’actes propis.
Coordinació i seguiment de l’ús de les sales segons protocols establerts.
Gestió de les agendes institucionals (Presidència, Junta i Direcció).
Gestió del correu electrònic general de la Taula i atenció telefònica.
Tramitació de viatges i desplaçaments de la Junta i equip tècnic.
Redacció i tramitació de documents oficials i comunicacions institucionals.
2) Suport a òrgans de govern
Organització i seguiment del calendari de reunions dels òrgans de govern de l’entitat.
Elaboració d’ordres del dia d’acord amb la Direcció, recollida i gestió de la documentació associada.
Redacció, revisió i arxiu d’actes i certificats d’acords.
Coordinació logística de les assemblees: inscripcions, sistemes de votació, quòrums, materials de suport, etc.
3) Gestió de les relacions amb les federacions i noves adhesions
Suport a la Vicepresidència de Relacions amb les federacions.
Gestió de les peticions d’adhesió de noves federacions: comunicació, documentació, validació i arxiu i suport a la Comissió de noves adhesions (convocatòries, actes, seguiment).
4) Administració i suport a la gestió interna
Seguiment de les quotes de les entitats sòcies.
Suport al responsable de gestió interna en tasques diverses.
Contribució a l’actualització i manteniment de la base de dades i el mapa d’entitats.
Seguiment del registre d’assistències i activitats de membres al CRM.
5) Gestió dels espais a la seu de l’entitat
Gestió de les reserves d’espais, previsió de despeses i logística de reunions i d’actes propis.
Coordinació i seguiment de l’ús de les sales segons protocols establerts.
Idiomes
Domini de la llengua catalana, amb excel·lent capacitat de redacció i comunicació escrita.
Disponibilitat de vehicle propi
No
Millores i altres incentius laborals
• Tipus de contracte: Indefinit
• Jornada: completa (38 hores/setmana). Flexibilitat horària.
• Treball a distància: opcionals, dos dies a la setmana un cop passat el període d’integració a l’equip i a les responsabilitats.
• Incorporació: immediata
• Ubicació: c/ Girona 34 de Barcelona (centre ciutat)
• Jornada: completa (38 hores/setmana). Flexibilitat horària.
• Treball a distància: opcionals, dos dies a la setmana un cop passat el període d’integració a l’equip i a les responsabilitats.
• Incorporació: immediata
• Ubicació: c/ Girona 34 de Barcelona (centre ciutat)
Salari
26.224,83€ bruts anuals
Off
Oferta en PDF